Wer nicht effektiv arbeitet, setzt wahrscheinlich seine Prioritäten falsch. Diese Erfahrung machen wir immer wieder. Daraus leitet sich ein ganz einfaches Gegenmittel ab.
Schön, wenn ein Problem mal so leicht zu lösen ist, finden Sie nicht auch?
In unserem Blogbeitrag erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen…
Manch ein Unternehmer oder Chef fragt sich: „Da sind diese zwei Mitarbeiter in der Versandabteilung. Der eine ist nie gestresst, geht pünktlich nach Hause und schafft trotzdem seine Arbeit, während der andere länger bleibt, im Dauerstress ist und trotzdem nicht mit allem fertig wird. Liegt es daran, dass er einfach zu viele Aufgaben hat? Überfordere ich ihn? Oder verplempert er seine Zeit?“
Und vielleicht gehören Sie ja selbst zu den Menschen, die sich fragen, ob sie wirklich so effektiv arbeiten, wie sie könnten.
Dringend vs. wichtig
Warum geraten manche immer wieder in Stress und andere nie? Die Antwort auf diese Frage ist einfach und die Lösung effektiv. Unter den arbeitenden Menschen gibt es zwei Arten, Prioritäten zu setzen. Die einen bearbeiten zuerst die Aufgaben, die wichtig sind und die anderen zuerst die, die dringend sind.
Ja, wir wissen, es klingt lächerlich simpel. Aber manchmal haben die größten Probleme die einfachsten Antworten. Jedenfalls befinden sich die, die zuerst die dringenden Aufgaben bearbeiten, nach unserer Erfahrung im Dauerstress oder geraten immer wieder in Stress, während die anderen eher kein Problem damit haben.
Die ganze Weisheit: Was Sie zuerst tun sollten
Der Trick ist also, zu wissen, was zuerst getan werden sollte. Die Voraussetzungen für eine treffende Einschätzung der Dringlichkeit und Wichtigkeit sind ein guter Überblick über das Unternehmen und was die Kollegen tun und ein lückenloses Wissen über die Ziele des Unternehmens, der Abteilung und derjenigen, die mit der Aufgabe verbunden sind, die erledigt werden soll.
Mit diesen Voraussetzungen bearbeiten Sie die Aufgaben zuerst, die dringend UND wichtig sind. Dann arbeiten Sie die ab, die wichtig, aber nicht dringend sind. Die Aufgaben, die dringend sind, aber nicht so wichtig, sollten Sie delegieren. Wenn Ihr Mitarbeiter dazu nicht die Möglichkeit hat, dann sind diese Aufgaben dennoch mit der Priorität 3 zu versehen.
Ach ja und ehe wir es vergessen: Was weder dringend noch wichtig ist, lassen Sie nicht liegen! Denn auch Stapel von unerledigten Dingen, die nicht wichtig sind, machen Stress. Alles, was nicht dringend und auch nicht wichtig ist, wird entsorgt. Werfen Sie die dazugehörigen Unterlagen sofort weg. Löschen Sie entsprechende Dateien auf dem Computer. Jede Art von Ballast ist hinderlich.
Ziel ist, die meiste Zeit mit wichtigen, aber noch nicht dringenden Aufgaben zu verbringen. Wenn konsequent dafür Zeiten eingeplant werden, dann wandern auch weniger Aufgaben in den wichtigen und dringenden Bereich. Und genau das verhindert Stress.
Befolgt ein Mitarbeiter diese Prioritätenregel und befindet sich dennoch im Stress, dann sollten Sie vielleicht doch noch einmal prüfen, ob Sie ihm nicht zu viel aufgehalst haben. Er wird es Ihnen sicherlich danken.
Zwingen Sie Ihre Mitarbeiter zu ihrem Glück!
Gar nicht dankbar werden Ihnen einige derjenigen sein – sie kennen das vielleicht schon aus eigener Erfahrung – die ihre Arbeitsweise umstellen müssen. Ihnen werden die Ohren klingeln von den Ausreden, die sie erfinden. Am häufigsten aber werden Sie zu hören bekommen, der Mitarbeiter habe viel zu viel zu tun, als dass er jetzt auch noch seine Arbeitsweise komplett umstellen könne.
Dabei ist klar, dass er anders gar nicht aus seinem selbst fabrizierten Stress herauskommt. Solche Mitarbeiter müssen Sie zu ihrem Glück zwingen. Die Umstellung erfordert tatsächlich am Anfang Extraaufwand. Manchmal ist für diese Phase erforderlich, den Mitarbeiter operativ zu entlasten, damit er seinen Arbeitsbereich neu strukturieren kann. Viele Mitarbeiter schaffen das nicht alleine. Da kann eine Schulung oder ein Coaching – extern oder vielleicht auch durch Sie oder einen Kollegen – die perfekte Unterstützung sein. Und sorgen Sie dafür, dass er alle Informationen hat, die er für gute Entscheidungen braucht. Schließlich wollen Sie nicht ewig hinter ihm stehen bleiben und über die Schulter schauen.
Geben Sie ihm die Weisheit mit, dass Stress lediglich die Summe der falsch priorisierten Arbeiten ist. Und erinnern Sie ihn, wenn es ihm immer noch schwerfällt, sich bekehren zu lassen, dass er früher nach Hause gehen wird, sobald er die Prioritäten richtig setzt. Wenn er diese Erfahrung zum ersten Mal selbst gemacht hat, dann kommt die intrinsische Motivation zur richtigen Planung von ganz allein.